Worum geht's?
Die Lohnsteuer wird auf Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhoben. Es handelt sich dabei um eine Sonderform der Einkommensteuer. Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen Angestellte, so sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, für den Arbeitnehmer die Lohnsteuer an das Finanzamt abzuführen. In diesem Artikel widmen wir uns sämtlichen Themen rund um die Lohnsteuer: Höhe, Art der Steuer & Erhebung. Was müssen Arbeitgeber beachten und was ist eine pauschale Besteuerung?
1. Welche Bedeutung hat die Lohnsteuer für Gründer?
Bei der Lohnsteuer (Abkürzung: LSt) handelt es sich um eine sogenannte Quellensteuer. Die Steuer wird nicht vom Steuerpflichtigen selbst - also dem Arbeitnehmer - sondern direkt an der Quelle - vom Arbeitgeber - einbehalten und abgeführt. Die Lohnsteuer ist damit eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuerschuld.
Als Arbeitgeber sind Sie dementsprechend verpflichtet, die Lohnsteuer für Ihre Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung einzubehalten, elektronisch anzumelden und an das Finanzamt abzuführen. Als Arbeitgeber haften Sie für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Bei zu wenig einbehaltener und abgeführter Lohnsteuer können Sie dafür in Anspruch genommen werden.
INTERESSANT
Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfolgt vom Bruttolohn auch ein Abzug der sogenannten Lohnnebenkosten. Dazu zählen die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
2. Was ist der Unterschied zwischen Lohn- und Einkommensteuer?
Die Lohnsteuer ist eine Sonderform der Einkommensteuer. Der Steuertarif ist grundsätzlich gleich. Arbeitnehmer zahlen immer Lohnsteuer. Selbstständige und Freiberufler hingegen zahlen Einkommensteuer. Die Lohnsteuer unterscheidet sich lediglich in ihrer Erhebungsform. Als Arbeitgeber übernehmen Sie die Zahlung für Ihren Arbeitnehmer. Sind Sie selbstständig tätig, führen Sie Ihre Einkommensteuer selbst ab.
In Deutschland ist das Steuersystem progressiv. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer mit geringem Einkommen weniger Einkommensteuer zahlen müssen als Arbeitnehmer mit hohem Einkommen.
WUSSTEN SIE’S SCHON?
Erzielt ein Arbeitnehmer zusätzliche Einkünfte außerhalb seines Gehalts, so hat er darauf Einkommensteuer zu zahlen. Diese muss er mithilfe der Einkommensteuererklärung selbst berechnen und abführen. Dazu zählen beispielsweise Einkommen aus Vermietung und Verpachtung oder aus einer selbstständigen Tätigkeit.
3. Wie berechnet sich die Lohnsteuer für einen Mitarbeiter?
Die Berechnung der Lohnsteuer folgt dem gleichen Berechnungsschema der Einkommensteuer. Als Arbeitgeber berechnen Sie die Höhe der Lohnsteuer mit Hilfe der aktuellen Lohnsteuertabelle. Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht jährlich ein Lohnsteuer-Handbuch. Im Lohnsteuer-Handbuch können Sie alle aktuellen Steuerregelungen und BMF-Schreiben sowie die Lohnsteuertabellen nachlesen.
Die Höhe der Lohnsteuer ist abhängig von der Höhe des monatlich gezahlten Arbeitslohns, vom Familienstand und der Anzahl der Kinder des Arbeitnehmers. Zusätzlich spielen Freibeträge oder Entlastungsbeträge eine Rolle. So gibt es beispielsweise für Sonntags- oder Nachtarbeit eine Lohnsteuer-Ermäßigung. Auch für kurzfristig Beschäftigte fällt ein ermäßigter Lohnsteuersatz an.
Auf die Lohnsteuer fallen auch Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer an. Der Arbeitgeber muss diese auch für den Arbeitnehmer bei der Lohnsteuerberechnung einbehalten und abführen.
4. Wie läuft die Lohnsteueranmeldung ab?
Grundsätzlich muss die Lohnsteueranmeldung bis spätestens zum 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums geschehen. Der Lohnsteuer-Anmeldezeitraum ist der Kalendermonat. Es gibt jedoch Erleichterungen beim Anmeldezeitraum der Lohnsteuer, beispielsweise für Kleinunternehmer.
Hat die Lohnsteuer im vorangegangenen Jahr mehr als 1.080 Euro, aber nicht mehr als 5.000 Euro betragen, gilt das Kalendervierteljahr als Anmeldezeitraum. Bei einer Lohnsteuer im vorangegangenen Jahr von weniger als 1.080 Euro ist die Lohnsteueranmeldung jährlich abzugeben.
AUFGEPASST
Das Lohnsteuerabzugsverfahren läuft elektronisch. Die Lohnabrechnungssysteme in Ihrem Unternehmen müssen daher über eine digitale Lohnschnittstelle (DLS) verfügen. Hierüber werden neben den personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers auch Ihre steuerrelevanten Daten ans Finanzamt übermittelt.
5. Was muss ich als Arbeitgeber beachten?
Als Arbeitgeber sind Sie zusätzlich dazu verpflichtet, Ihren Arbeitnehmern monatlich eine nachvollziehbare Abrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts zu erteilen. Diese muss entweder in ausgedruckter Form oder in elektronischer Form erfolgen.
Im Folgejahr, jedoch spätestens bis zum 28. (in Schaltjahren bis zum 29.) Februar, müssen Sie für jeden Angestellten einen Lohnsteuerbescheid erstellen. Den Lohnsteuerbescheid erhält neben dem Arbeitnehmer auch das Finanzamt. Folgende Informationen sind darin enthalten:
- Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
- geldwerte Leistungen des Arbeitgebers
- Jahresbruttogehalt
- Sozialversicherungsbeiträge
- geleistete Lohnsteuer seitens des Arbeitgebers (+ Soli)
Im Anschluss daran haben Ihre Arbeitnehmer die Möglichkeit, eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Insofern sie nicht zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, können sie sich freiwillig dazu entscheiden. Hier kann es dann sein, dass das Finanzamt dem Arbeitnehmer zu viel gezahlte Steuern erstattet oder er Steuern nachzahlen muss.
6. Lohnsteuerpauschalierung und Pauschalierungssätze
Die Lohnsteuerpauschalierung nach § 37b EStG greift, wenn Sie als Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmern betrieblich veranlasste Sachzuwendungen gewähren. Diese müssen zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn beispielsweise in Form von Geschenken erbracht werden. Es darf sich hierbei nicht um Geldgeschenke handeln. Die Höchstgrenze liegt bei 10.000 Euro jährlich pro Arbeitnehmer und Zuwendung.
Außerdem gelten Pauschalierungssätze nach § 40 Abs. 2 EStG. Beispielsweise für kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten oder Essenszuschüsse, Fahrtkostenzuschüsse oder Jobtickets.
WICHTIG
Die pauschale Lohnsteuer wird häufig bei kurzfristigen und geringfügigen Arbeitsverhältnissen angewendet. Bei geringfügigen Beschäftigungen (auch Minijobs oder 450-Euro-Jobs genannt) liegt der Pauschalsteuersatz bei 2 Prozent. Bei kurzfristigen Beschäftigungen liegt der Lohnsteuersatz bei 25 Prozent. Bei der Pauschalsteuer sind Sie als Arbeitgeber der Schuldner. Sie müssen also den Arbeitslohn brutto für netto auszahlen.
7. Was kommen für Kosten auf mich zu?
Die Lohnbuchhaltung kann je nach Mitarbeiterzahl viel Zeit in Anspruch nehmen und mit hohem eigenen Personalaufwand verbunden sein. Um die Kosten gering zu halten, ist es sinnvoll, ein externes Lohnbüro oder einen Steuerberater zu beauftragen. Je größer der Aufwand der Lohnbuchhaltung, desto größer ist auch der Nutzen, den Sie von der Auslagerung haben.
Ob sich die externe Buchhaltung für Sie lohnt, ist nicht pauschal zu sagen. Preise für die Lohnbuchhaltung bewegen sich in der Regel in einem Bereich von 5 bis 10 Euro pro Abrechnung. Dabei sinkt der Preis mit der Zahl der Abrechnungen, sprich der Mitarbeiterzahl. Es können zusätzliche Kosten für bestimmte Dienstleistungen, wie für Korrekturabrechnungen, Bescheinigungen oder Versandkosten entstehen.
8. Lohnsteuer für Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft
Sind Sie Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft (beispielsweise GmbH, AG und UG), und beziehen Sie als Geschäftsführer ein Gehalt, unterliegt Ihr Geschäftsführergehalt der Lohnsteuer. Sie müssen jedoch bei der Vergütung aufpassen. Es gilt das Fremdvergleichsprinzip. Ihre Vergütung muss bei neutraler Prüfung dem Arbeitsaufwand und der Leistung angemessen erscheinen.
Das bedeutet, Sie müssen sich folgende Frage stellen: “Würden Sie als Gründer auch einem extern angestellten Geschäftsführer diesen Lohn zahlen?”. Ist das nicht gegeben und Sie zahlen sich selbst als Gesellschafter-Geschäftsführer ein deutlich höheres Gehalt, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor, welche zusätzlich versteuert werden muss.
